CorporateTravel.ID – Merencanakan perjalanan bisnis untuk karyawan tidak semudah menentukan destinasi berlibur bersama keluarga. Ada aturan mainnya, termasuk sejumlah pertimbangan yang dibuat berdasarkan kebijakan perusahaan. Untuk perusahaan yang sudah mapan, prosedur perjalanan bisnis jarang mengalami masalah.

Namun, bagaimana caranya agar kebijakan perjalanan bisnis yang disusun matang tersebut dapat diterima seluruh karyawan? Kuncinya sederhana, manajemen mendukung penuh dalam kebijakan perjalanan bisnis yang telah Biztrippers susun.

Memperoleh dukungan CEO dan presiden direktur terhadap kebijakan perjalanan bisnis adalah langkah pertama. Setelah itu komunikasikan kebijakan yang disusun dengan para manajer di perusahaan. Jangan lupa untuk melibatkan team leader dalam sosialisasi kebijakan perjalanan bisnis. Pendekatan manajemen menjadi cara efektif untuk meningkatkan kesadaran tentang kebijakan perjalanan bisnis,  serta mengantisipasi dan mengatasi resistensi terhadap perubahan yang diperlukan.

Pastikan agar para karyawan yang melakukan perjalanan bisnis mendapat persetujuan manager atau supervisor terkait. Dengan kebijakan ini, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas perjalanan bisnis. Evaluasi perjalanan yang dilakukan manager juga bisa menekan anggaran travel.

Melibatkan manager atau manajemen dalam proses pra perjalanan kerap kali dianggap merepotkan. Bahkan persetujuan pra perjalanan dapat menyebabkan keterlambatan pemesanan tiket pesawat dan hotel, yang sering mengakibatkan harga lebih tinggi. Namun, proses persetujuan pra-perjalanan masih dianggap sangat efektif. Kuncinya adalah untuk memastikan manajer yang menyetujui permintaan menerima semua informasi yang relevan untuk dikaji. Biztrippers juga bisa meminta manager untuk menolak pengeluaran yang tidak termasuk kebutuhan kerja karyawan di luar kota atau negeri.

Peran team leader dalam menindaklanjuti laporan pasca perjalanan sangat membantu perusahaan untuk mengidentifikasi kinerja karyawan selama bertugas di luar kota atau negeri. Evaluasi team leader dapat menjadi pertimbangan pemilihan destinasi perjalanan bisnis selanjutnya.