Travel Policy atau kebijakan perusahaan terkait aktivitas dan biaya perjalanan bisnis karyawan sebaiknya mencakup beberapa komponen mendasar sebagai berikut; 

 

Tujuan dan ruang lingkup perjalanan

Jelaskan dengan jelas tujuan dari travel policy dan kepada siapa kebijakan ini berlaku. Sertakan penjelasan mengenai jenis perjalanan yang dicakup, seperti perjalanan domestik atau internasional, perjalanan udara, kereta, atau mobil, serta tujuan perjalanan yang diizinkan.

 

Proses perencanaan, pemesanan dan persetujuan

Jelaskan langkah-langkah yang harus diikuti oleh karyawan dalam memesan tiket transportasi, akomodasi, dan pengeluaran lainnya. Tentukan apakah karyawan harus menggunakan agen perjalanan perusahaan atau platform pemesanan yang ditentukan. Jelaskan pula apakah persetujuan dari atasan langsung diperlukan sebelum memesan perjalanan.

 

Batasan hak dan biaya

Tetapkan batasan biaya yang diperbolehkan untuk tiket transportasi, akomodasi, makanan, dan pengeluaran lainnya menjelang dan selama perjalanan bisnis. Jelaskan apabila perusahaan memiliki kebijakan khusus mengenai kelas penerbangan atau jenis akomodasi yang dapat dipilih.

 

Pembatalan dan perubahan rencana

Jelaskan kebijakan perusahaan terkait pembatalan atau perubahan perjalanan. Tentukan apakah biaya pembatalan akan ditanggung oleh perusahaan atau karyawan, dan bagaimana proses perubahan perjalanan dapat dilakukan.

 

Pengeluaran selama perjalanan

Jelaskan prosedur yang harus diikuti oleh karyawan untuk melaporkan dan mengganti pengeluaran selama perjalanan. Tetapkan apakah pengeluaran tertentu perlu disetujui sebelumnya atau apakah ada batasan khusus pada jenis pengeluaran tertentu. Tentukan apakah perusahaan akan memberikan kartu kredit perusahaan atau dana tunai kepada karyawan untuk membayar pengeluaran selama perjalanan bisnis.

 

Keamanan dan keselamatan karyawan

Jika perjalanan bisnis melibatkan risiko keamanan dan keselamatan tertentu, sertakan kebijakan dan pedoman yang berkaitan. Ini mungkin meliputi rekomendasi tentang destinasi yang berisiko tinggi, penggunaan transportasi yang aman, dan tindakan yang harus diambil dalam situasi darurat.

 

Tanggung-jawab karyawan

Jelaskan hak dan kewajiban karyawan selama perjalanan bisnis, termasuk tanggung jawab mereka terkait kerugian atau kerusakan yang terjadi selama perjalanan.

 

Hal-hal lainnya

Tambahkan ketentuan tambahan yang relevan dengan kebijakan perjalanan bisnis, seperti kebijakan penggunaan teknologi selama perjalanan, penyelesaian sengketa, dan hal-hal lain yang perlu diketahui oleh karyawan yang melakukan perjalanan bisnis.

 

 

Penting untuk menyusun travel policy dengan jelas dan mudah dipahami oleh semua karyawan. Pastikan travel policy diperbarui secara berkala untuk mencerminkan dan menjawab dinamika kebutuhan perjalanan bisnis dan kebijakan perusahaan.

Bagaimana dengan travel policy perusahaan Anda? …

 

 

CorporateTravel.ID adalah perusahaan media online yang menawarkan informasi, perspektif, rekomendasi, dan tips praktis yang relevan untuk pelaku perjalanan bisnis, manajer perjalanan bisnis di perusahaan, perusahaan manajemen perjalanan bisnis, dan konsultan perjalanan bisnis di Indonesia. CorporateTravel.ID is an online media company that offers relevant information, perspectives, recommendations, and practical tips for business travelers, travel managers, business travel management companies, and business travel consultants in Indonesia.

 

Social media :  
LinkedIn | Instagram | FacebookYouTube

 

#corporatetravel #businesstravel #businesstrip #businesstrips #perjalananbisnis #perjalanandinas #biztrips #corporatetravelmanagement #businesstravelmanagement #travelmanagementcompany #travelmanagement #corporatetravelmanager #businesstravelmanager #travelmanager #corporate #tmc #indonesia