Untuk memulai program corporate travel management atau manajemen perjalanan bisnis yang efektif, ada 8 hal penting yang dibutuhkan dan akan menjadi faktor penentu keberhasilan program; 

 

Tim atau departemen yang didedikasikan

Penting untuk memiliki tim atau departemen yang khusus menangani manajemen perjalanan bisnis di perusahaan. Tim ini akan bertanggung jawab untuk mengelola semua aspek perjalanan bisnis, termasuk pemesanan tiket, akomodasi, transportasi, dan pengeluaran lainnya. Mereka juga harus memiliki pengetahuan dan pengalaman yang dalam industri perjalanan, serta koneksi dengan penyedia layanan terkait.

 

Kebijakan perjalanan yang jelas

Penting untuk memiliki kebijakan perjalanan bisnis atau Travel Policy yang terdokumentasi dan jelas. Travel Policy ini harus mencakup aspek seperti batasan pengeluaran, preferensi transportasi dan akomodasi, kebijakan pembatalan dan perubahan, serta prosedur penggantian pengeluaran. Kebijakan ini harus disusun dengan mempertimbangkan kebutuhan dan kepatuhan pada anggaran perusahaan.

 

Sistem manajemen perjalanan bisnis

Investasikan dalam sistem manajemen perjalanan yang efisien. Kini telah tersedia beberapa platform dan perangkat lunak yang dapat membantu manajemen perjalanan bisnis perusahaan. Ada solusi yang dapat membantu dalam perencanaan dan persetujuan perjalanan bisnis, mencatat dan melacak seluruh pengeluaran secara terperinci, melacak preferensi dan kebiasaan karyawan, menyimpan riwayat perjalanan, serta memberikan laporan hasil analisa dari aktivitas dan pengeluaran perjalanan dinas perusahaan. Beberapa solusi lainnya dapat membantu pemesanan maskapai penerbangan dan hotel secara online.

 

Hubungan dengan penyedia layanan

Penting untuk membangun hubungan yang baik dengan penyedia layanan perjalanan seperti maskapai penerbangan, hotel, penyedia layanan transportasi, dan layanan lainnya. Dengan menjalin kemitraan yang kuat, perusahaan dapat memperoleh harga khusus, akses ke layanan prioritas, dan manfaat lainnya yang dapat membantu menghemat biaya perjalanan bisnis perusahaan.

 

Pelatihan dan komunikasi

Pastikan karyawan memahami kebijakan perjalanan dan proses manajemen perjalanan yang ada. Berikan pelatihan kepada karyawan tentang bagaimana menggunakan sistem manajemen perjalanan, bagaimana mengikuti kebijakan perjalanan, dan bagaimana melaporkan pengeluaran dengan benar. Selain itu, komunikasikan secara teratur tentang perubahan kebijakan, rekomendasi penting, dan tips menjaga keamanan selama perjalanan bisnis kepada karyawan.

 

Evaluasi dan perbaikan kontinu

Lakukan evaluasi secara berkala terhadap program corporate travel management yang sedang berjalan. Tinjau kinerja tim, efektivitas kebijakan, penghematan biaya, dan umpan balik dari karyawan. Dengan melakukan evaluasi rutin, Anda dapat mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki dan meningkatkan kualitas serta efektivitas program.

 

Dukungan tim manajemen

Peran aktif dari tim manajemen termasuk para pemangku jabatan tertinggi di perusahaan sangatlah penting dan akan meningkatkan efektivitas kebijakan yang telah dibuat, termasuk dengan program terkait lainnya.

 

Konsultasi dan rekomendasi tenaga ahli

Gunakan jasa konsultan yang memiliki pengetahuan dan pengalaman di dalam industri dapat membantu dalam pembuatan kebijakan di tahap awal hingga percepatan implementasi program Corporate Travel Management.

 

 

Dengan memperhatikan aspek-aspek di atas, perusahaan dapat memulai program corporate travel management yang efektif untuk mengelola perjalanan bisnis dengan lebih baik, mengoptimalkan penghematan biaya perjalanan bisnis perusahaan, dan meningkatkan keamanan serta kepuasan karyawan. 

Apakah Anda sudah siap untuk memulai program Corporate Travel Management di perusahaan Anda? …

 

 

 

CorporateTravel.ID adalah perusahaan media online yang menawarkan informasi, perspektif, rekomendasi, dan tips praktis yang relevan untuk pelaku perjalanan bisnis, manajer perjalanan bisnis di perusahaan, perusahaan manajemen perjalanan bisnis, dan konsultan perjalanan bisnis di Indonesia. CorporateTravel.ID is an online media company that offers relevant information, perspectives, recommendations, and practical tips for business travelers, travel managers, business travel management companies, and business travel consultants in Indonesia.

 

Social media :  
LinkedIn | Instagram | FacebookYouTube

 

#corporatetravel #businesstravel #businesstrip #businesstrips #perjalananbisnis #perjalanandinas #biztrips #corporatetravelmanagement #businesstravelmanagement #travelmanagementcompany #travelmanagement #corporatetravelmanager #businesstravelmanager #travelmanager #corporate #tmc #indonesia