Meskipun memiliki asumsi bahwa setiap karyawan Anda adalah orang yang jujur, tidak ada salahnya untuk memantau pengeluaran perjalanan mereka. Menurut laporan dari Association of Certified Fraud Examiner, reimbursement biaya perjalanan mencapai 15% dari total keseluruhan praktik fraud yang terjadi dalam bisnis. Hal seperti ini sangat merugikan perusahaan.

Jika Anda mencurigai karyawan Anda “nakal” dan melakukan praktik fraud dalam reimbursement-nya, Anda bisa menggunakan 5 indikasi ini untuk menilainya.

1.  Pengeluarannya lebih besar dari karyawan lainnya

Anda dapat membandingkan pengeluaran antara karyawan yang berada dalam jabatan yang sama. Misalkan karyawan A melakukan reimbursement sebesar Rp2.000.000 sementara karyawan B menghabiskan hampir Rp8.000.000 dalam perjalanan. Maka coba Anda perhatikan lebih detail pengeluaran karyawan B.

Namun ada beberapa pengecualian untuk kasus ini. Jika pengeluaran terbanyak dilakukan oleh karyawan yang memiliki performa tinggi, maka dapat dikatan wajar. Mereka dapat menggunakan uang Anda dengan efisien untuk meningkatkan hubungan dengan calon klien.

Untuk mencegah hal ini, kantor Anda dapat memberikan rekomendasi kepada karyawan lokasi tempat-tempat yang dapat dikunjungi bersama klien. Hal ini jadi mempermudah proses audit pengeluaran nantinya karena Anda sudah mengetahui rentang harga tempat tersebut.

2. Mengklaim barang-barang yang tidak berkaitan dengan bisnis

Terlepas dari jabatan karyawan Anda, mengklain reimbursement yang tidak berkaitan dengan bisniss eperti pijat di hotel atau biaya hang out pribadi  adalah tanda-tanda mereka menyalahgunakan hak reimbursement. Edukasi karyawan untuk memikirkan bahwa tiap uang yang mereka gunakan adalah uang perusahaan dan ajak mereka untuk lebih bertanggungjawab dan jujur dalam pengunaannya.

3. Melakukan mark-up pengeluaran-pengeluaran kecil

Jika karyawan menggunakan rekeningnya sendiri untuk pengeluaran selama perjalanan dinas maka ada kemungkinan dia bias melakukan manipulasi. Manipulasi dapat dilakukan dengan menambahkan nilai pengeluaran-pengeluaran kecil yang kelihatannya tidak terlalu signifikan, seperti ongkos taksi misalnya. Yang seharusnya Rp50.000 menjadi Rp75.000. Meskipun jumlah mark up kecil, namun apabila dilakukan dalam banyak transaksi maka kerugian yang ada bagi perusahaan cukup besar.

Cara yang paling baik untuk mencegah hal seperti ini adalah dengan memnyuruk karyawan membawa bukti transaksi saat ingin melakukan proses klaim sehingga Anda tidak tertipu.

4. Menggunakan kartu kredit hingga limit maksimal

Banyak dari perusahaan membekali karyawannya dengan  kartu kredit perusahaan agar tidak perlu melakukan proses reimbursement saat melakukan perjalanan dinas. Tentu dengan melakukan hal ini, tim finance jadi lebih mudah menelusuri biaya yang keluar.

Namun di sisi lain kartu ini dapat disalahgunakan oleh karyawan dengan memaksimalkan pengeluarannya. Agar tidak terjadi demikian, sebelum Anda menandatangani tagihan Anda baca kembali laporan pengeluarannya. Jika ada pengeluaran yang tidak wajar, Anda dapat konfirmasi langsung dengan karyawang yang bersangkutan.

5. Double Billing

Ketika Anda tidak memonitor pengeluaran Anda, karyawan dapat memanfaatkannya untuk melakukan double billing. Yang dimaksud double billing adalah men-charge perusahaan dua kali dengan pengeluaran yang sama. Misalakan karyawan sudah menggunakan kartu kredit perusahaan untuk membayar pengeluaran namun beberapa waktu kemudian ia menggunakan struk pengeluaran yang sama untuk melakukan reimbursement. Ketika Anda memberikan kartu kredit pada karyawan pastikan Anda memonitornya dengan teliti.

Namun hal ini dapat dipermudah jika Anda menggunakan expense management software yang dapat mengetahui apa bila terjadi dua transaksi yang sama.

Itulah beberapa indikator yang dapat Anda gunakan sebagai panduan apakah karyawan Anda “nakal” dalam menggunakan uang perusahaan.