CorporateTravel.id – Business trip adalah sebuah akitvitas yang lekat dan tidak terpisanhkan dari perusahaan, karyawan, dan juga entrepreneurs. Karena begitu dinamisnya sifat pekerjaan, kadang kita diharuskan untuk siap kapanpun untuk melakukan perjalanan bisinis; bisa bulan depan, minggu depan, 3 hari lagi, atau, hei, sepulang jam kantor.

Singkatnya waktu kadang membuat persiapan kita kurang padahal perjalanan bisnis itu harus direncanakan dengan baik agar berjalan dengan lancar. Ada banyak hal yang terlewat dan pada akhirnya malah membuat perjalanan Anda menjadi susah. Tapi, tenang saja, tak perlu panik jika Anda diharuskan melakukan perjalanan bisnis dalam waktu yang singkat. Ada beberapa panduan yang bisa gunakan sebagai check list sehingga semua kebutuhan perjalanan Anda sudah terencana dengan rapi.

 

 

1. Baca travel policy perusahaan Anda

First thing first, pastikan Anda pernah membaca dan memahami isi dari kebijakan perjalanan bisnis kantor Anda. Ini berkaitan dengan pesawat apa yang harus Anda gunakan, hotel apa yang akan Anda booking, transportasi apa yang Anda pakai saat di sana. Biasanya perusahaan sudah punya partner yang menyediakan jasa ini dan jika Anda menggunakan penyedia jasa lain bisa-bisa uang Anda tidak di-reimburse. Bicara soal reimburse, cari tahu berapa allowance  yang diberikan perusahaan selama Anda dalam perjalanan bisnis begitu juga proses reimbursment. Salah mengerti bisa berakibat dompet Anda kempes karena uang tidak bisa diklaim.

 

2. Dapatkan persetujuan secara tertulis dari superior Anda

Sebelum perjalanan dimulai mintalah dulu persetujuan dari atasan Anda. Selain untuk kepentingan tertib administrasi secara internal perusahaan, sering kali persetujuan perjalanan dinas tersebut digunakan sebagai bukti bahwa perjalanan dinas Anda sudah terlindungi oleh asuransi perjalanan.

 

3. Buat reservasi sesegera mungkin.

Semakin cepat dan semakin dini sebuah reservasi dibuat, semakin besar peluang Anda menghemat biaya business trips perusahaan. Jika Anda punya rencaan perjalanan bisnis pada bulan Mei, mungkin Anda sudah bisa memesan dari Maret atau April. Harga pun cenderung lebih murah jika membeli dari jauh-jauh hari. Selisih harganya lumayan untuk menambah jajan Anda di sana.

 

4. Cari tahu opsi jalur perjalanan yang Anda miliki untuk menuju kota tujuan.

Terkadang dengan biaya lebih rendah atau sedikit lebih tinggi, Anda bisa memiliki kesempatan untuk transit di airport atau kota baru yang belum pernah Anda kunjungi. Ini pastinya bisa menambah koleksi foto di akun social media atau koleksi stamp di passport Anda. Sambil menyelam minum air.

 

 

5. Cari tahu informasi mengenai fasilitas dan sarana transportasi umum yang tersedia di sekitar hotel Anda.

Selain dapat membantu dalam perencaan kegiatan penting yang harus dilakukan selama business trip, Anda dapat merencanakan waktu kunjungan pribadi ke spot wisatayang menarik di saat Anda memiliki kesempatan. Jalan-jalan sedikit saat perjalanan bisnis tidak salah, asal jangan keterusan berwisata hingga pekerjaan terlantanr.

6. Pastikan passport dan visa Anda masih berlaku.

Airlines atau maskapai penerbangan dan kantor imigrasi bisa membuat perjalanan bisnis Anda menjadi rumit:

1. • Masa berlaku passport Anda kurang dari 6 (enam) bulan – terhitung mundur dari tanggal keberangkatan Anda.
   • Nama yang tertera di dalam passport Anda (atau KTP untuk penerbangan domestik) berbeda dengan nama yang digunakan di dalam tiket penerbangan.
   • Visa Anda sudah tidak berlaku, atau Anda tidak menggunakan kategori visa yang tepat untuk business trip Anda.

7. Bawa sedikit mata uang lokal

Apa  jadinya jika Anda sedang haus sekali dan toko penjual tidak memiliki mesin untuk pembayaran lewat kartu kredit? Repot. Karnena itu kantongilah sedikit uang lokal. Setidaknya cukup untuk membeli makanan atau minuman ringan, menelpon, dan untuk membayar tips.

8. Catat pengeluaran Anda dan simpan bukti pembayaran selama business trip untuk proses klaim reimbursement.

Bagian keuangan perusahaan Anda akan membutuhkan informasi dan dokumen pendukung tersebut untuk memproses klaim yang masuk.

 

Biztrips adalah sebuah aplikasi karya anak bangsa Indonesia berbasis web dan cloud yang dibangun untuk membantu perusahaan menjadi efisien dan efektif dalam menangani aktivitas, proses kerja, serta penggunaan biaya terkait perjalanan dinas – atau business trips.

 

Silahkan kunjungi situs www.biztrips.id untuk informasi lebih lanjut, atau Anda dapat menghubungi mereka melalui link berikut: