CorporateTravel.id - Meeting bisa menjadi kegiatan yang membosankan dan membuang waktu - apabila tidak memiliki kebiasaan yang membuatnya menjadi efektif.

Peserta yang mengantuk, tidak fokus, dan sibuk sendiri dengan dunianya adalah beberapa tanda jelas bahwa meeting tersebut tidak efektif. Hal ini banyak terjadi dan sayangnya kerap berulang dan tidak diperbaiki - sehingga bisa dibilang sebagai kegiatan buang-buang waktu dan uang perusahaan.

Berikut adalah 8 (delapan) kebiasaan yang kami lihat di semua meeting yang efektif. Mungkin Anda bisa menggunakan daftar berikut sebagai check up list apakah kebiasaan efektif ini sudah ada di dalam meeting yang dilakukan. Apabila belum, mungkin ini waktunya untuk memulai sesuatu yang lebih baik.

1. Tepat waktu.

Jangan ragu untuk menegur peserta meeting yang hadir tidak tepat waktu - dan juga organiser meeting yang tidak memulai meeting tepat waktu.

2. Bagikan agenda meeting sebelum meeting dimulai.

Isi agenda meeting yang baik dimulai dari topik yang akan dibahas, latar belakang yang membuat topik tersebut penting untuk dibahas dalam meeting, dan ekspektasi yang diharapkan dari setiap peserta meeting. Pembagian agenda meeting sebaiknya dilakukan minimal 1 (satu) hari sebelumnya agar peserta memiliki waktu untuk mempersiapkan diri.

3. Batasi jumlah peserta meeting.

Lakukan proses pre-kualifikasi sebelum undangan meeting dikirimkan - untuk memastikan bahwa peserta meeting adalah pihak yang relevan, kompeten, dan berwenang untuk mengambil keputusan di dalam meeting tersebut. Untuk memastikan beberapa peserta meeting yang penting datang, sebaiknya lakukan konfirmasi ulang secara personal melalui telepon - agar Anda tidak mengalami ‘kejutan’ yang tidak diinginkan sehingga membuat meeting tersebut gagal.

4. Gunakan jam atau timer.

Untuk membuat sebuah meeting menjadi tidak fokus dan efektif adalah semudah membiarkan meeting berjalan tanpa ada pengaturan waktu. Mengikuti jadwal meeting yang sudah ditetapkan dapat meningkatkan kredibilitas meeting organiser pastinya.

5. Optimalkan “Parking Lot”.

Parking Lot adalah jargon yang sering digunakan dalam meeting untuk lokasi yang disiapkan untuk menampung topik pembahasan yang ada diluar agenda awal. Kegunaan dari parking lot adalah untuk menjaga meeting tetap fokus, produktif, dan sesuai jadwal - serta mencatat hal-hal penting yang diangkat oleh peserta selama meeting berlangsung.

6. “Mulai” sebelum meeting dimulai.

Sebelum meeting pengambilan keputusan penting dimulai, sebaiknya informasi dan diskusi awal secara personal dengan masing-masing peserta sudah dilakukan terlebih dahulu guna menghindari kejutan yang tidak diharapkan pada saat meeting berlangsung. Kebiasaan ini dapat membantu dalam mengantisipasi pendapat dan suara yang berlawanan dengan tujuan akhir yang hendak dicapai.

7. Buat catatan pribadi.

Jangan bergantung dengan meeting organiser atau orang lain untuk mencatat hal-hal penting yang harus dipersiapkan atau ditindaklanjuti oleh Anda. Coba hindari membuat catatan di computer selama meeting berlangsung karena dapat menggangu konsentrasi - seperti pada saat ada notifikasi email yang masuk.

8. Follow up. Follow up. Follow up.

Melakukan follow up dalam kurun waktu 1x24 jam setelah hasil keputusan meeting diambil adalah kebiasaan yang harus dibangun. Kebiasaan baik ini dapat dan sebaiknya dibangun menjadi kultur setiap individu, juga perusahaan yang ingin berkembang.

Selamat mencoba.