Travel policy adalah panduan dan kebijakan yang diterbitkan oleh sebuah perusahaan untuk penanganan aktivitas dan biaya perjalanan dinas atau business trip atau corporate travel. Beberapa tujuan umum dari travel policy adalah untuk meningkatkan efisiensi biaya serta jaminan keamanan karyawan dan perusahaan.
Apabila masih ada atau banyak karyawan perusahaan yang gagal paham atau belum mematuhi travel policy perusahaan, maka berikut adalah beberapa langkah untuk memperbaiki situasi ini:
1. Jelaskan Dampak Positif dan Negatifnya
Sangat penting bagi perusahaan untuk menjelaskan kepada karyawan mengenai risiko yang dapat mempengaruhi tujuan dan keuntungan yang didapat oleh karyawan berkaitan dengan beragam aspek kebijakan perjalanan dinas jika mereka tidak melakukan prosedur perjalanan sesuai dengan aturan yang ada. Hal ini akan memberikan insentif tersendiri bagi karyawan yang peka biaya dan juga akan mempersulit karyawan yang ingin melakukan booking secara pribadi di luar kebijakan perusahaan. Beberapa perusahaan bahkan memberikan insentif berupa uang kepada karyawan jika mengikuti aturan business trip perusahaan.
2. Pastikan Informasinya Mudah Diakses Karyawan
Agar setiap karyawan dapat mengetahui mengenai peraturan tentang kebijakan perjalanan dinas, Anda dapat mengirimkannya ke email masing-masing karyawan. Atau apabila kebijakannya tertulis dalam bahasa asing, Anda dapat menerjemahkannya sehingga mudah dibaca oleh semua karyawan.
3. Adakan Training atau Workshop
Masukkan materi kebijakan mengenai perjalanan dinas dalam materi orientasi karyawan baru, seperti apa saja yang perlu dilakukan mulai dari proses pengajuan perjalanan dinas hingga pemesanan tiket dan hotel. Jika seorang manajer bertanggungjawab mengatur biaya perjalanan timnya, perusahaan juga harus membuat manajer tersebut memahami tiap keputusan yang akan dia buat akan mempengaruhi performa keuangan perusahaan.
4. Apresiasi Karyawan yang Telah Mendukung
Cara paling cepat untuk mempromosikan kebijakan perjalanan dinas perusahaan adalah dengan mengapresiasi karyawan yang berhasil melakukan perjalanan dinasnya dengan sesuai dengan peraturan perusahaan yang ada.
