CorporateTravel.ID – Selama melakukan perjalanan dinas, keselamatan karyawan menjadi tanggung jawab dari perusahaan. Tak mampu memberikan pertolongan pada pegawai yang mengalami masalah di luar negeri tentunya akan membuat beban tersendiri bagi perusahaan, baik beban material dan moral. Risiko yang mungkin dihadapi oleh karyawan adalah mulai daru yang ringan seperti ketinggalan penerbangan, kehilangan tas hingga yang mengkhawatirkan seperti terjebak di negara tujuan dinas akibat adanya bencana alam, demonstrasi, atau serangan teroris.

Untuk meminimalisir hal seperti ini, ada baiknya perusahaan bekerja sama dengan perusahaan TMC (Travel Management Company) yang akan membantu dalam hal mengurus booking dan itinerary. Namun jika Anda belum memiliki rekanan dengan perusahaan TMC , ada beberapa tips yang dapat Anda terapkan pada perusahaan Anda agar dapat meminimalisir risiko yang terjadi pada karyawan perusahaan, yaitu:

1. Terapkan Travel Policy

Travel policy atau kebijakan perjalanan adalah sebuah kebijakan yang dimiliki oleh sebuah perusahaan mengenai aturan-aturan mengenai perjalanan dinas. Jika perusahaan Anda belum memilikinya, segeralah buat. Jika sudah memilikinya terapkan secara tegas serta modifikasi jika diperlukan.

Menerapkan travel policy dapat mencegah terjadinya risiko perjalanan sejak awal. Misalnya, dengan menerapkan kebijakan yang melarang reservasi tiket pesawat ke negara-negara yang dianggap berbahaya akan menghilangkan kemungkinan karyawan mengalami hal-hal buruk di negara tersebut. Bukan hanya negara tujuan saja, Anda dapat juga dengan sengaja melarang pemesanan tiket dari maskapai yang dianggap buruk.

2. Bekerja Sama dengan Perusahaan Asuransi Perjalanan

Risiko yang sering terjadi pada karyawan yang melakukan perjalanan dinas adalah kehilangan barang bawaan dan ketinggalan pesawat. Jangan biarkan masalah “rutin” seperti ini mengganggu Anda, gunakan asuransi perjalanan dan biarkan mereka yang menanganinya. Asuransikan karyawan Anda dan barang bawaannya.

3. Antisipasi Risiko Lewat Proses Reservasi

Gunakan kebijakan di mana karyawan akan mendapatkan tiket apabila sudah melewati proses approval yang sudah ada. Dengan begini segala proses reservasi tiket akan transparan. Perusahaan juga dapat menolak pemesanan tiket pesawat dengan tujuan penerbangan yang memiliki risiko tinggi. Karyawan juga tidak dapat memesan tiket secara sepihak.

Dalam pejalanan bisnis memang selalu saja ada hal-hal yang tak terduga terjadi. Namun bukan berarti Anda tidak dapat mengantisipasinya. Semoga tips-tips berikut ini dapat membantu Anda meminimalisir risiko yang terjadi terhadap karyawan saat melakukan perjalanan bisnis.