1. Apakah Saya Butuh TMC?
Secara keseluruhan, mengurus sebuah travel program tanpa bantuan dari travel management company (TMC) adalah sangat sulit. Jika pengeluaran travel Anda di atas $250.000 per tahun dan/atau cukup besar untuk bernegosiasi dengan air lines dan hotel maka program Anda akan lebih menguntungkan jika Anda bekerja sama dengan TMC.
2. Apa nilai tambah menggunakan TMC untuk travel program saya?
TMC dapat menambahkan nilai bagi travel program dalam beberapa cara penting. Data tracking dan laporan pengeluaran dapat memberikan Anda pemahaman yang lebih baik mengenai volume bisnis yang Anda lakukan dengan masing-masing supplier, yang secara langsung bisa memberikan Anda kekuatan saat melakukan negosiasi dengan mereka. TMC juga dapat membantu Anda mengklaim nilai tiket yang tidak terpakai atau reservasi yang salah, selain itu karyawan atau individu yang melakukan perjalanan dapat memiliki akses bantuan langsung ke TMC seandainya ada sesuatu yang tidak diinginkan terjadi saat dalam perjalanan. TMC juga membantu Anda memberikan informasi dan tren terbaru denagn memberikan akses ke sumberdaya dan lewat edukasi agar perusahaan dapat menyesuaikan travel policy dengan kebutuhan karyawan yang melakukan perjalanan.
3. Berapa biaya yang saya hemat jika menggunakan TMC?
5% hingga 50% dari total pengeluaran perjalanan, tergantung dari tingkat maturity travel program Anda dan volume nya. Bekerja sama dengan TMC bisa membantu para travel manager mengarahkan traveler ke vendor pilihan yang menawarkan harga pre-negosiasi. Meskipun program yang baru saja dimulai memiliki peluang untuk penghematan, perusahaan yang sudah mature travel programnya pun dapat dibantu dengan menyesuaikan kebijakan perjalanan serta melakukan penghematan biaya di berbagai aspek yang mungkin.
4. Apakah menggunakan TMC terlalu mahal?
Meski beberapa perusahaan membayar TMC dengan biaya flat per bulan berdasaran case-by-case basis, tapi praktik yang paling umum terjadi adalah membayar per transaksi. Fee dari tiap transaksi ini berbeda-beda (contoh: $5 untuk hotel dan sewa mobil, $35 untuk penerbangan internasional jika menggunakan agen). Umumnya, reservasi tiket penerbangan lebih mahal dibandingkan hotel dan transportasi darat, penerbangan internasional lebih mahal dari domestic, dan menghubungi agen lebih mahal dari reservasi lewat kanal online TMC. Para Travel manager harus dengan jelas mengarahkan perbedaan ini pada traveler agar bisa mengurangi pengeluaran yang sebenarnya tidak perlu. Contoh, menghubungi agen untuk melakukan sebuah reservasi sederhana yang sebenarnya bisa dilakukan sendiri secara online. Meski kadang Anda tergoda memandang penggunaan TMC adalah mahal karena adanya fee per transaction, tapi Anda harus ingat bahwa tiap fee sudah mencakup semua layanan yang TMC sediakan, bukan hanya satu transaksi saja.
5. Ada banyak TMC, bagaimana saya memilih yang tepat untuk program saya?
Cara terbaik memilih TMC adalah dengan menentukan lima sampai sepuluh tujuan travel program Anda, misalnya seperti menaikkan traveler tracking and security, mendapatkan data pengeluaran yang akurat, atau mendapatkan harga yang mantap dari supplier. Ketika tujuan Anda sudah terbentuk, maka undanglah berbagai TMC untuk mendiskusikan keinginan Anda, dan dengarkan bagaimana para TMC memberikan rencana mereka untuk program Anda. Pastikan untuk mengundang TMC dari berbagai ukuran serta ruang lingkup – faktor ini penting sekali bagi mereka untuk menentukan strategi yang tepat untuk program Anda. Contohnya, jika perusahaan Anda lebih sering menggunakan penerbangan internasional maka bekerja sama dengan TMC global atau yang banyak memiliki partner global bisa jadi pilihan. Sementara TMC yang lebih kecil dapat lebih fleksibel dalam menyediakan akomodasi spesifik sesuai permintaan Anda. Berdasarakan informasi yang Anda peroleh dari masing-masing TMC maka Anda dapat mengerucutkan angka menjadi beberapa kandidat saja. Hubungan dengan TMC harus didasari dengan transparansi. TMC yang benar-benar tepat untuk Anda adalah TMC yang mau membuatkan perencanaan khusus yang memang dirancang untuk program Anda secara sepesifik, dan menjelaskan logika dibalik tiap rekomendasi yang mereka buat, termasuk apa keuntungan dan kerugiannya. Kedua pihak wajib jujur dan realistis mengenai tujuan dan kemampuan untuk membangun kerja sama yang berhasik dan sama-sama menguntungkan.
