Home / BIZTRIPS  / Tips Mempersiapkan Business Trip yang Efektif

Tips Mempersiapkan Business Trip yang Efektif

Business trip atau dalam bahasa Indonesia disebut dengan perjalanan bisnis merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam rangka memenuhi keperluan bisnis di lokasi kerja berbeda yang telah ditentukan oleh perusahaan. Umumnya, business trip dilaksanakan oleh karyawan berkaitan dengan tugas dalam jangka waktu tertentu.

Namun demikian, pihak administrasi atau sekretaris, serta asisten pimpinan-lah yang mengurus segala keperluan, mulai dari keberangkatannya sampai kepulangannya. Meski terlihat sepele, pengaturan perjalanan bisnis secara cermat, hemat, teliti dan rapi, tidak mudah dilakukan. Untuk menghindar perjalanan bisnis yang tidak efektif, inilah beberapa hal mendasar yang harus kamu ketahui. 

 

Ketahui Tujuan Business Trip

Pastikan kamu mengetahui tujuan business trip yang hendak dilakukan. Pasalnya, ada perjalanan bisnis yang dilaksanakan untuk mengikuti tender proyek, pertemuan bisnis, seminar atau rapat kerja nasional, Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS), ataukah sekadar kunjungan kerja. Dalam hal ini, informasi yang wajib kamu catat berupa siapa yang akan bertanggung jawab atas perjalanan bisnis tersebut, waktu, jadwal, dan destinasi tujuan, serta jumlah uang perjalanan yang dibutuhkan.

Pilih Transportasi dan Akomodasi Sesuai Kebutuhan

Setelah tujuan perjalanan bisnis telah ditetapkan, dalam merancang travel policy selanjutnya kamu bisa menyiapkan detail transportasi dan akomodasi. Apabila perjalanan bisnis ke luar negeri, sebaiknya pilih moda transportasi udara dengan efisiensi, efektifitas, serta fleksibilitas dengan penawaran harga yang terbaik. Kamu bisa merundingkan hal ini dengan divisi keuangan untuk menyesuaikan anggaran yang disediakan perusahaan.

Untuk penginapan, kamu bisa memilih hotel yang strategis sehingga mudah dijangkau. Terdapat 3 jenis hotel yang bisa dipilih untuk memenuhi kebutuhan business trip. Pertama, transit hotel yang bisa digunakan untuk menginap selama 1-2 hari. Kedua, resident hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal untuk business trip selama 7-10 hari. Ketiga, semi resident hotel yang digunakan sebagai tempat tinggal sementara apabila perjalanan bisnis memakan waktu yang cukup panjang.

Buat Rencana Perjalanan Bisnis

Rencana perjalanan bisnis atau disebut juga dengan istilah itinerary yaitu sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan bisnis, dimana daftar ini merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu atau pertemuan yang harus dilakukan selama berada di negara tujuan. Tujuannya tentu supaya tidak ada kegiatan atau pertemuan yang terlewatkan begitu saja.

Selain itu, itinerary sangat dibutuhkan oleh Biztrippers sebagai pedoman dalam melakukan business trip serta berfungsi untuk petunjuk bagi pihak administrasi kantor dan/atau sekretaris dalam menangani pekerjaan di kantor selama kamu tidak berada di tempat.

Persiapkan Uang Tunai Ekstra

Mempersiapkan uang tunai ekstra juga menjadi salah satu kebijakan perjalanan bisnis yang harus dipertimbangkan oleh setiap perusahaan. Hal ini untuk mengantisipasi biaya-biaya yang harus dibayarkan terlebih dahulu oleh business traveler selama perjalanan, seperti biaya taxi, tips, entertainment, atau biaya tak terduga lainnya yang tidak dapat menggunakan kartu kredit perusahaan.

Apabila dalam perjalanan bisnis kamu diminta untuk melakukan vaksin maupun philaxis kekebalan tubuh, maka biaya ini sebaiknya tercakup di dalam anggaran dana yang disediakan oleh perusahaan terlebih jika asuransi tidak men-cover pembiayaan ini.

Permintaan penggantian biaya ini harus diajukan bersama dengan dokumen pendukung, seperti formulir klaim asuransi dan penjelasan tentang manfaat, serta tagihan dan kuitansi dari penyedia layanan kesehatan yang telah digunakan. Hal ini perlu menjadi perhatian khusus sebab selama perjalanan bisnis, keselamatan dan kesehatan kamu menjadi tanggung jawab perusahaan.

 

Biztrippers, bagaimana dengan rancangan kebijakan perjalanan yang diberlakukan oleh perusahaanmu? Apakah beberapa poin tadi sudah termasuk di dalamnya? Sebelum melaksanakan suatu business trip ada baiknya kalau kamu berdiskusi terlebih dulu dengan pihak-pihak terkait untuk menghindari kesalah pahaman di kemudian hari.

Share This:

drbiztrips@gmail.com

Johanes (Joe) Chang Corporate travel enthusiast. Serial entrepreneur. Lifetime student. Local food lover. Biztrips, CorporateTravel.ID, Indonesia Corporate Travel Community (ICTC), and Indonesia Corporate Travel Forum (ICTF). https://www.linkedin.com/in/johaneschang/

Review overview
NO COMMENTS

POST A COMMENT

*